Facturer un dossier¶

En bref. Toute la facturation d'un dossier — séjour d'hôtel, location de salle, séminaire, prestation vendue seule — se fait depuis un écran central dédié : vous composez ce que vous facturez (par chambre, par date ou par type), choisissez le destinataire, visualisez un aperçu, puis créez, validez, encaissez et, si besoin, faites le check-out — sans quitter l'écran.

À quoi ça sert¶

Produire une ou plusieurs factures conformes à partir des nuits et prestations du séjour, avec un parcours unique quel que soit le cas : une seule chambre pour le titulaire, ou un groupe facturé chambre par chambre à des destinataires différents.

Ouvrir l'écran¶

Depuis la fiche séjour, en tête, cliquez sur « Créer la facture ». L'écran central s'ouvre en plein écran, qu'il y ait une ou plusieurs chambres. Rien n'est facturé au clic : vous arrivez d'abord sur le composeur.

Les trois colonnes¶

1. Composer (à gauche)¶

Choisissez l'axe de regroupement en haut. Le premier axe est celui de la ressource, et son nom suit ce que le dossier contient : Par chambre sur un séjour, Par salle sur un séminaire, Par ressource quand les deux se mêlent. Il disparaît si aucune prestation n'est rattachée à une ressource. Viennent ensuite Par date et Par type (hébergement, petit-déjeuner, services, taxe de séjour…).

• Les lignes sont regroupées et pliables ; un bouton tout plier / tout déplier est disponible. Par défaut, tout est replié.
• Une coche verte signale un groupe entièrement facturé.
• Cochez les lignes à facturer. De base, rien n'est coché : vous composez librement.
• Les chambres sont rangées par numéro (le même ordre que les onglets Chambres et Facturation de la fiche dossier) ; les salles par nom, après les chambres.
• Une prestation rattachée à aucune ressource — remise globale, arrhes imputées — se range sous Dossier, en fin de liste.

2. Destinataire (au milieu)¶

Par défaut, la facture part au titulaire du dossier. Vous pouvez :

• Modifier ses coordonnées (adresse, TVA, particulier/entreprise, e-mail…) : l'enregistrement met à jour la fiche client.
• Choisir une société / un contact existant (recherche) et éditer ses coordonnées de la même façon.
• Créer une fiche client à la volée : bouton « Nouvelle fiche client », éventuellement pré-remplie depuis un occupant du rooming (un clic sur son nom reprend nom, e-mail, téléphone, nationalité).

3. Aperçu (à droite)¶

Deux modes :

• Récap — l'aperçu « façon facture » de ce que vous êtes en train de composer (émetteur, destinataire, lignes groupées, TVA, net à payer). Il se met à jour en direct, y compris vos modifications de coordonnées.
• Facture — le PDF réel d'une facture existante du séjour.

Imprimer et envoyer¶

Quand l'aperçu montre une facture réelle (mode Facture), deux boutons apparaissent en haut de l'aperçu :

• Imprimer — télécharge le PDF de la facture affichée (mise en page Morphée, bloc Règlements compris), prêt à imprimer.
• Envoyer — ouvre l'assistant d'envoi pour l'expédier au client : le destinataire est proposé par défaut (l'e-mail du client), mais vous pouvez changer ou compléter l'adresse, ajuster l'objet et le message ; le PDF est joint automatiquement. Le bouton n'apparaît que sur une facture validée.

Envoyer la note sur la tablette (facultatif)¶

Avant de créer la facture, vous pouvez envoyer la note sur la tablette client pour qu'il la valide et la signe. La note poussée ne montre que les chambres concernées par votre sélection. Dès que le client signe, l'écran se met à jour en temps réel et la facture correspondante apparaît, prête à être encaissée.

Créer la facture¶

Cliquez sur « Créer la facture » (en haut). La facture brouillon est produite pour la sélection et le destinataire choisi ; elle apparaît dans le bandeau « Factures du séjour ». La sélection se vide pour composer la suivante.

Le bandeau « Factures du séjour »¶

Chaque facture du séjour est une carte :

• Cliquez la carte pour afficher son aperçu (PDF).
• Le numéro (avec l'icône ↗) ouvre la fiche facture comptable.
• La carte indique le destinataire, le montant, l'état (Brouillon / Validée / Réglée), l'éventuelle note signée, et comment elle a été composée (« Facturé par chambre · 108 »…).
• Boutons selon l'état :
  • Valider — poste la facture brouillon.
  • Crédits — impute les arrhes et bons cadeau disponibles sur cette facture (proposé, jamais d'office). Voir ci-dessous.
  • Encaisser — ouvre l'assistant de paiement (mode, montant, date, partiel…).

En haut du bandeau : le reste à encaisser réel (résiduel des factures postées), le détail des crédits arrhes et bons cadeau disponibles, et le bouton Répartir les crédits (voir plus bas).

Imputer des crédits (bouton « Crédits »)¶

Une fois une facture validée, le bouton Crédits ouvre une fenêtre où vous choisissez librement combien prélever :

• un champ Bons cadeau et un champ Arrhes, chacun plafonné à son solde disponible et au reste dû de la facture ;
• par défaut, les bons cadeau sont proposés en premier (ils sont prioritaires), les arrhes complétant le reliquat, mais vous ajustez les deux montants comme vous le souhaitez ;
• la fenêtre affiche en direct le total imputé, le reste dû et ce qui restera disponible après l'opération.

Le solde non employé (bon ou arrhe) reste disponible pour une autre facture ou un autre séjour.

Répartir les crédits (plusieurs factures)¶

Quand un séjour comporte plusieurs factures ouvertes (groupe facturé chambre par chambre), le bouton Répartir les crédits éclate les arrhes et bons disponibles de façon équilibrée (au prorata du reste dû de chaque facture, bons cadeau prioritaires). Chaque facture ressort couverte au même taux, sans défaire les imputations déjà faites.

Signature de la note¶

Quand le client signe sa note sur la tablette, la signature est portée par sa facture (avec la date et l'heure). On la retrouve sur la facture, onglet « Autres informations », et via la pastille « signée » dans le bandeau. En facturation chambre par chambre, chaque client signe sa propre note → sa propre facture.

Clore une prestation à la volée¶

Une fois facturée (facture validée), une prestation apparaît en bas de l'écran, prête à être close — sans revenir à la fiche dossier :

• une chambre occupée fait son check-out ;
• une salle passe en Terminé.

Quand plusieurs prestations sont prêtes, un bouton « Tout faire partir » les clôt d'un seul geste — un car de trente chambres ne demande plus trente clics. Le détail reste accessible pour un départ échelonné, replié au-delà de six.

La condition d'argent est la même pour les deux : la prestation doit être couverte par une facture validée. Un brouillon se supprime, il ne libère rien.

La condition de présence diffère, et c'est voulu. Une chambre se clôt quand le client est enregistré sur place : il y a un comptoir pour le pointer. Une salle n'en a pas — personne ne pointe l'arrivée d'un séminaire. Sont donc proposées la location Présent, et la location Confirmée dont le créneau est passé : l'événement a eu lieu, il ne reste qu'à le clore. Tant que le créneau court, rien n'est terminé.

Bon à savoir¶

• Crédits proposés, pas automatiques. À la validation, les arrhes et bons cadeau ne sont plus imputés d'office : vous décidez de les employer via le bouton Crédits (le client peut vouloir régler autrement). Les bons cadeau restent proposés en priorité quand vous imputez.
• La facturation attend l'arrivée. Tant qu'aucune chambre du séjour n'est enregistrée à l'arrivée, « Créer la facture » laisse la place à « Check-in » : la note n'est pas close et les prestations du séjour ne sont pas toutes posées. Un dossier sans chambre (salle, spa, prestation sèche) n'est pas concerné — il n'y a pas de check-in à attendre.
• La facturation ne dépend pas du check-out : une fois le client arrivé, vous pouvez facturer pendant ou après le séjour. En revanche, le départ est bloqué tant que la chambre n'est pas facturée (réglage par établissement).
• Tous les montants sont en TTC, la TVA est extraite du prix.
• L'onglet Facturation de la fiche dossier reste disponible en consultation (visualiser les lignes et leur état) ; l'action de facturer passe par l'écran central.

Voir aussi¶

• Arrhes · Bons cadeau · Débiteurs & encaissements
• L'écran client (tablettes)
• Rouvrir / rectifier